Руководство заказчика

Загрузить полное руководство в формате MS Word (355Кб)

Руководство пользователя для государственных и муниципальных заказчиков к программе «Госзаказ»

Для работы в программе заказчик должен пройти процедуру регистрации в уполномоченном органе (далее УО) и получить учетные записи, под которыми в дальнейшем будет работать.

1. Подготовительный этап – заполнение справочников

После запуска программы на экране появятся два пункта меню:

1. Размещение заказа,
2. Справочники.

 

Прежде чем приступить к формированию заказа, заполните справочники: КБК, Должности, Сотрудники, Поставщики.
Для этого выполните следующие действия:

1. Выберите пункт меню Справочники;
2. Выберите соответствующий справочник в дереве типов (в левой части экрана);
3. Нажмите кнопку Создать (курсор должен при этом находиться в правой части экрана);
4. Заполните предлагаемые характеристики;
5. Нажмите кнопку Занести.

 

Организацию можно выбрать только из списка зарегистрированных в УО организаций.

Примечание. Обязательные для заполнения характеристики имеют значок .
Элементы списка, у которых не заполнены обязательные характеристики, отмечаются значком .
Характеристики со значком рассчитываются автоматически и недоступны для редактирования вручную.
Недоступные для редактирования характеристики имеют значок .

Заполнив справочники, можно перейти к пункту меню Размещение заказа (чтобы вернуться к предыдущему бланку системы, нажмите ).

Итак, размещение заказа может осуществляться:

1. Путем проведения торгов в форме конкурса, аукциона, в том числе аукциона в электронной форме;
2. Без проведения торгов (запрос котировок, у единственного поставщика).

2. Размещение заказа путем проведения торгов

2.1. Создание плана-графика торгов

Прежде чем формировать заказ, нужно ввести и утвердить в УО план проведения торгов. Для этого выполните следующие действия:

1. Выберите в дереве типов (в левой части экрана) План–график торгов подпункт План–график торгов.
2. Создайте новую позицию плана-графика торгов, т.е.
   1. Нажмите кнопку Создать (курсор должен при этом находиться в правой части экрана) и выберите в появившемся окне Форму торгов, КОСГУ, Источник финансирования, Предмет торгов, введите Утвержденную сумму;
   2. Перейдите на закладку Планируемый период закупки (щелкните левой кнопкой мыши на названии закладки) , нажмите кнопку Добавить, пометьте правой кнопкой мыши нужные кварталы, нажмите Занести;
   3. Нажмите кнопку Занести.
3. После создания всех необходимых позиций плана-графика, передайте их на утверждение в УО, т.е. пометьте их и нажмите кнопку Выпустить. Статус этих позиций изменится на План выпущен.

 

УО рассматривает полученные позиции плана-графика и либо принимает их (тогда статус позиций изменится на План принят), либо отклоняет, указав причину (статус становится План отклонен). Отклоненные позиции можно изменить (пометить и нажать кнопку Изменить) и снова выпустить в УО или удалить (кнопка Удалить).

Характеристики плана со статусом План принят недоступны для редактирования. Для того чтобы уточнить принятую УО позицию, выберите ее и нажмите кнопку Изменить, затем перейдите на закладку Изменения, нажмите кнопку Создать, в появившемся окне введите сумму уточнения и закрепите текстовый файл – основание. Остаток лимита автоматически пересчитается на сумму уточнения после утверждения этого изменения УО. Таким образом в программе хранятся все уточнения утвержденного плана-графика.

После того как УО утвердил введенные позиции плана-графика, можно приступать к созданию лотов.

2.2. Создание лотов

Для создания лота выполните следующие действия:

1. Выберите в дереве типов Заказ – Лот;
2. Нажмите кнопку Создать (курсор при этом должен быть в правой части экрана);
3. В появившемся окне введите Название лота, выберите Способ закупки, Предмет закупки (из плана-графика), Планируемый период закупки, Контактное лицо (из справочника Сотрудники), прикрепите Проект контракта, Спецификацию, введите Размер обеспечения заявки (если нужно), выберите Преимущества (если есть льготы);
4. Перейдите на закладку Кандидаты в комиссию, если нужно включить в комиссию по размещению заказа представителей заказчика; нажмите кнопку Добавить, пометьте нужные фамилии и нажмите кнопку Занести. Если в списке нет нужной фамилии, внесите ее в справочник Члены комиссии по размещению заказа (см. пункт 1);
5. Перейдите на закладку Предметы лота, нажмите кнопку Добавить, в появившемся окне введите Название предмета, выберите Единицу измерения (если есть), введите Количество, Итого (общая сумма), Раздел спецификации (если хотите указать соответствующий раздел в прилагаемом файле спецификации), нажмите кнопку Занести; для ввода следующего предмета повторите действия этого пункта;
6. Перейдите на закладку Финансирование, нажмите кнопку Добавить, в появившемся окне выберите Код бюджетной классификации (если в списке нет нужного кода, введите его в справочник КБК (см. пункт 1)), введите Сумму (которую планируете потратить на закупку предметов из данного лота по выбранному коду), в разделе Источник финансирования выберите за счет каких средств планируется финансирование: либо за счет бюджетных, тогда выберите Название бюджета, либо внебюджетных, тогда выберите Вид внебюджетных средств; нажмите кнопку Занести;
7. Перейдите на закладку Место поставки, нажмите кнопку Добавить, введите нужные адреса;
8. Нажмите кнопку Занести.

 

Повторяя описанные выше действия, введите остальные лоты.

2.3. Формирование заказа и выпуск в УО

Созданные лоты нужно сгруппировать в заказы, для этого выполните следующие действия:

1. Выберите в дереве типов Заказ - Заказ;
2. Нажмите кнопку Создать (курсор при этом должен быть в правой части экрана);
3. В появившемся окне выберите Способ закупки, введите Название заказа;
4. Перейдите на закладку Лоты;
5. Нажмите кнопку Добавить;
6. В списке, отфильтрованном по способу закупки, пометьте нужные лоты, нажмите кнопку Занести;
7. Сохраните заказ, нажав кнопку Занести.

 

Прежде чем передать созданный заказ в УО, нужно сформировать приказ о размещении заказа. Для этого пометьте нужный заказ, нажмите кнопку Приказ, приказ формируется автоматически. Теперь его можно распечатать и подписать у руководителя. Как только виза руководителя получена, можно передать заказ на рассмотрение в УО:

1. Отметьте нужные заказы;
2. Нажмите кнопку Выпустить.

 

Статус заказа меняется на Заказ выпущен.

УО рассматривает полученные заказы и либо принимает их (тогда статус заказа изменится на Заказ принят), либо отклоняет, указав причину (статус становится Заказ отклонен). Отклоненные заказы можно изменить (пометить и нажать кнопку Изменить) и снова сформировать приказ, выпустить в УО или удалить (кнопка Удалить).

После включения УО лота в состав торгов, и публикации извещения на сайте, его статус переходит в Заказ размещен.

2.4. Изменение размещенного заказа

Заказчик может внести изменения в извещение о проведении торгов не позднее, чем за пять дней до даты окончания подачи заявок на участие в торгах. Сделать это можно следующим образом:

1. Выберите в дереве типов Заказ – Лот;
2. Пометьте лот, который нужно изменить (статус этого лота Заказ размещен);
3. Нажмите кнопку Изменить;
4. В открывшемся окне на закладке Общие прикрепите файл с изменениями к характеристике Требуемые изменения;
5. Нажмите Занести.

Введенные изменения сразу появляются в УО. Как только УО примет изменения, в этом лоте появится закладка Изменения, а характеристика Требуемые изменения очистится. Таким образом, все изменения будут храниться отдельными файлами.

2.5. Регистрация контракта

Контракт между заказчиком и поставщиком заключается отдельно в отношении каждого лота после завершения торгов либо в случае признания торгов несостоявшимися (если на участие в торгах была подана одна заявка, соответствующая всем требованиям и условиям).

В системе регистрация контракта происходит следующим образом:

1. Создание нового контракта:
   1. Выберите в дереве типов Контракты – Контракт;
   2. Нажмите кнопку Создать (курсор при этом должен быть в правой части экрана);
   3. В появившемся окне выберите Лот, в отношении которого заключается контракт (статус лота должен быть Контракт заключен или Торги не состоялись), введите Номер контракта, Дату заключения, Поставщика (если это был электронный аукцион, то поставщик заполнится автоматически), Документ – основание заключения контракта, дату исполнения контракта По контракту, прикрепите Контракт, прикрепите Разрешение ФКУ на закупку у ед.поставщика (для лота со статусом Торги не состоялись);
   4. Нажмите кнопку Занести; статус контракта становится Контракт введен;
2. Выпуск введенного контракта в УО:
   1. Пометьте нужный контракт;
   2. Нажмите кнопку Выпустить, статус контракта становится Контракт заключен.

После проверки контракта УО, контракт может быть либо принят, тогда у него появляется статус Контракт зарегистрирован, либо отклонен, тогда статус Контракт отклонен. Отклоненный контракт можно изменить (пометить его и нажать кнопку Изменить) и снова отправить в УО или удалить (кнопка Удалить).

Для завершения зарегистрированного контракта по исполнению:

1. Пометьте нужный контракт,
2. Нажмите кнопку Изменить,
3. Введите дату исполнения Фактически, Оплачено,
4. Нажмите кнопку Занести,
5. Нажмите кнопку Завершить, появится статус Требует исполнения. После утверждения УО контракт примет статус Контракт исполнен.

 

Для расторжения зарегистрированного контракта:

1. Пометьте нужный контракт,
2. Нажмите кнопку Изменить,
3. Введите Дату расторжения, Основание и причину расторжения, Оплачено,
4. Нажмите кнопку Занести,
5. Нажмите кнопку Расторгнуть, появится статус Требует расторжения. После утверждения УО контракт примет статус Контракт расторгнут.

 

3. Размещение заказа без проведения торгов

3.1. Запрос котировок

Для создания котировки выполните следующее:

1. Выберите в дереве типов Заказ- Заказ;
2. Нажмите кнопку Создать (курсор при этом должен быть в правой части экрана);
3. В появившемся окне выберите Способ закупки – запрос котировок, введите Название;
4. Перейдите на закладку Лоты;
5. Нажмите кнопку Создать;
6. В появившемся окне выберите Предмет закупки, Планируемый период закупки, Преимущества (если есть), Контактное лицо (если нет нужного, введите его в справочник сотрудников (см. пункт 1)), прикрепите Проект контракта, Спецификацию;
7. Перейдите на закладку Кандидаты в комиссию; нажмите кнопку Добавить, пометьте нужные фамилии и нажмите кнопку Занести. Если в списке нет нужной фамилии, внесите ее в справочник Члены комиссии по размещению заказа (см. пункт 1);
8. Перейдите на закладку Предметы лота, нажмите кнопку Добавить, в появившемся окне введите Название предмета, выберите Единицу измерения (если есть), введите Количество, Итого (общая сумма), Раздел спецификации (если хотите указать соответствующий раздел в прилагаемом файле спецификации), нажмите кнопку Занести; для ввода следующего предмета повторите действия этого пункта;
9. Перейдите на закладку Финансирование, нажмите кнопку Добавить, в появившемся окне выберите Код бюджетной классификации (если в списке нет нужного кода, введите его в справочник КБК (см. пункт 1)), введите Сумму (которую планируете потратить на закупку предметов из данного лота по выбранному коду), выберите Источник финансирования и за счет каких средств планируется финансирование: либо за счет бюджетных, тогда выберите Название бюджета, либо внебюджетных, тогда выберите Вид внебюджетных средств; нажмите кнопку Занести;
10. Перейдите на закладку Место поставки, нажмите кнопку Добавить, введите нужные адреса;
11. Нажмите кнопку Занести.

 

Далее для передачи созданной котировки в УО:

1. Сформируйте приказ о размещении государственного заказа, т.е.
   1. Отметьте нужную котировку,
   2. Нажмите кнопку Приказ;
2. Распечатайте его и подпишите у руководителя;
3. Нажмите кнопку Выпустить;
4. В открывшемся окне введитеМесто приема заявок, Срок поставки, выберитеКомиссию (если нет нужной комиссии, то создайте ее в справочнике Комиссии по размещению заказа (см. пункт 1)), нажмите кнопку Занести.

 

УО рассматривает полученный заказ и либо принимает его (тогда статус заказа изменится на Заказ принят), либо отклоняет, указав причину (статус становится Заказ отклонен). Отклоненные можно изменить (пометить и нажать кнопку Изменить) и снова сформировать приказ, выпустить в УО или удалить (кнопка Удалить).

После утверждения котировки УО и публикации извещения на сайте, ее статус становится Торги утверждены.

В указанное время в установленном порядке вскрываются конверты, рассматриваются и оцениваются котировочные заявки, оформляется протокол. Для того чтобы закрепить этот протокол за соответствующей котировкой:

1. В дереве типов выберите Закупки – Запрос котировок,
2. Отметьте нужную котировку,
3. Нажмите кнопку Провести, статус изменится на Торги проводятся,
4. Нажмите кнопку Изменить,
5. ЗакрепитеПротокол,
6. Нажмите кнопку Занести.

 

Если была подана только одна котировочная заявка, удовлетворяющая требованиям, или не одной, то нужно сделать следующее:

1. Выберите в дереве типов Запрос котировок,
2. Пометьте нужную котировку,
3. Нажмите кнопку Изменить,
4. В открывшемся окне перейдите на закладку Лот,
5. Нажмите кнопку Ед.участник (Торги не состоялись),
6. Нажмите кнопку Занести. Статус торгов станет Торги не состоялись.

 

Для завершения запроса котировок пометьте ее, нажмите кнопку Изменить, введите Дату завершения, кнопку Занести, нажмите кнопку Завершить. Статус торгов станет Торги завершены.

Для котировок, статус которых Торги не состоялись или Торги завершены, можно начать процедуру регистрации контракта (см. пункт 2.5).

3.2. Закупка у монополиста и самозакупка

Для создания закупки у монополиста или самозакупки выполните следующее:

1. Выберите в дереве типов Заказ- Заказ;
2. Нажмите кнопку Создать (курсор при этом должен быть в правой части экрана);
3. В появившемся окне выберите Способ закупки – Закупка у монополиста (Самозакупка), введите Название;
4. Перейдите на закладку Лоты;
5. Нажмите кнопку Создать;
6. В появившемся окне выберите Предмет закупки, Планируемый период закупки, Преимущества (если есть), Контактное лицо (если нет нужного, введите его в справочник сотрудников (см. пункт 1)), прикрепите Проект контракта, выберите Поставщика;
7. Перейдите на закладку Предметы лота, нажмите кнопку Добавить, в появившемся окне введите Название предмета, выберите Единицу измерения (если есть), введите Количество, Итого (общая сумма), Раздел спецификации (если хотите указать соответствующий раздел в прилагаемом файле спецификации), нажмите кнопку Занести; для ввода следующего предмета повторите действия этого пункта;
8. Перейдите на закладку Финансирование, нажмите кнопку Добавить, в появившемся окне выберите Код бюджетной классификации (если в списке нет нужного кода, введите его в справочник КБК (см. пункт 1)), введите Сумму (которую планируете потратить на закупку предметов из данного лота по выбранному коду), выберите Источник финансирования и за счет каких средств планируется финансирование: либо за счет бюджетных, тогда выберите Название бюджета, либо внебюджетных, тогда выберите Вид внебюджетных средств; нажмите кнопку Занести;
9. Перейдите на закладку Место поставки, нажмите кнопку Добавить, введите нужные адреса;
10. Нажмите кнопку Занести.

 

После того как заказ введен, нужно пометить его и нажать кнопку Выпустить, статус заказа изменится на Контракт заключен. Далее можно начинать процедуру регистрации контракта. Для закупки у монополиста нужно будет выполнить такие же действия как для торгов (см. пункт 2.5). Для самозакупки процедура проще:

1. Создание нового контракта (см. пункт 2.5.);
2. Выпуск введенного контракта (кнопка Выпустить), статус контракта становится Контракт зарегистрирован.

 

Для завершения зарегистрированного контракта по исполнению:

1. Пометьте нужный контракт,
2. Нажмите кнопку Изменить,
3. Введите дату исполнения Фактически, Оплачено,
4. Нажмите кнопку Занести,
5. Нажмите кнопку Завершить, появится статус Контракт исполнен.

 

Для расторжения зарегистрированного контракта:

1. Пометьте нужный контракт,
2. Нажмите кнопку Изменить,
3. Введите Дату расторжения, Основание и причину расторжения, Оплачено,
4. Нажмите кнопку Занести,
5. Нажмите кнопку Расторгнуть, появится статус Контракт расторгнут.